Softekpert.pl oprogramowanie dla firm,
               usługi informatyczne,
                        sprzęt komputerowy
SOFT EKSPERT Sp. z o.o.
44-100 Gliwice, ul. Łużycka 16
zadzwoń: (32) 230-80-81
handlowy@softekspert.pl


FAQ » miniEKSPERT XBASE



1. Co to jest słownik, do czego służy i jak można zmienić jego nazwę lub zawartość?

Słownik jest zbiorem danych służącym do podziału pracowników w programie (np. na grupy lub działy) oraz do systemu podpowiedzi (np. słownik zasiłków czy kodów tytułu ubezpieczenia). Jego nazwę można zmienić w module Master w opcji Słowniki / Nazwy, a zawartość (zmienić/dopisać pozycję), w opcji Słowniki / Edycja.

 

2. Jak zmienić nazwę danej płacowej?

Nazwę danej płacowej można zmienić w module Master w opcji Dane / Nazwy danych. Skrót danej można zmienić zawsze, jednak pełną nazwę tylko dla wybranych danych (np. dla dodatków lub potrąceń innych).

 

3. Czy można usunąć nieużywane dane płacowe?

Danej płacowej nie można usunąć z programu, ale można “ukryć” nieużywane dane poprzez ustawienie parametru “Czy pokazywać daną w systemie?” na “N” (moduł Master opcja Dane / Nazwy danych).

 

4. Jak zmienić układ danych na pasku i/lub dodać daną do drukowania na pasku?

Każda dana płacowa drukowana na pasku ma swój numer, który można zmienić w module Master w opcji Dane\Nazwy danych, co spowoduje przestawienie danej w inne miejsce (uwaga: liczba może być 4 cyfrowa, pierwsza cyfra decyduje o rubryce, 3 następne o pozycji w rubryce, każda rubryka jest oddzielona linią poziomą (dotyczy paska poziomego); dla paska pionowego ma znaczenie tylko czy lewa lub prawa rubryka).

 

5. Czy można zawęzić przegląd pracowników do samych zatrudnionych?

Można, wystarczy ustawić parametr “Czy wyświetlać tylko pracowników zatrudnionych?” na “Tak” w module Master w opcji Narzędzia / Parametry.

 

6. Czy wybór miesiąca i roku przy wejściu do modułu ma znaczenie w przeglądaniu danych?

Nie, służy on tylko do podpowiedzi przy wyborze miesiąca do obliczeń, wydruków lub wprowadzaniu dat, a dane płacowe np. od strony archiwum są widoczne za wszystkie miesiące wstecz od zatrudnienia danego pracownika.

 

7. Co to jest połączenie z FIRMĄ i jak działa?
Połączenie z programem Firma (moduł Master opcja Narzędzia / Połączenie z Firmą) ustawia aby umożliwić automatyczne księgowanie wynagrodzeń i narzutów do modułu Księga (nie ma możliwości księgowania do modułu FK).

 

8. Jakie są niezbędne dane przy przyjęciu nowego pracownika, aby obliczyć jego wynagrodzenie?

Nowy pracownik musi mieć wypełnione nazwisko, imię, datę zatrudnienia i urodzenia oraz musi mieć przypisane pozycje ze słowników podziału i słownika wymiaru etatu (karta stała), a także płeć (moduł Kadry, zestaw “Dane ident. i ewidencyjne”).

 

9. Co to są parametry systemowe i jaki mają wpływ na obliczenia?

Parametry systemowe to dane globalne wykorzystywane w czasie obliczeń wynagrodzeń (np. kwoty kosztów uzyskania, minimalna płaca krajowa, dni i godziny robocze w miesiącu, itp). Niektóre parametry mają wpływ również na liczenie zasiłków chorobowych (np. dni robocze i kalendarzowe w miesiącu) - należy więc je uzupełniać co miesiąc.

 

10. Po co jest archiwizacja parametrów systemowych?

Archiwizacja tworzy historię parametrów systemowych, która z kolei jest wykorzystywana przy obliczaniu zasiłków chorobowych (dopełnianie podstawy przy pomocy dni roboczych z 12 miesięcy wstecz). Dlatego należy ją wykonywać zaraz po zamknięciu miesiąca wszystkim pracownikom.

 

11. Jak wprowadzić pracownikowi koszty uzyskania i ulgę podatkową?

Kwoty kosztów uzyskania (podstawowe i podwyższone) oraz obniżkę podatkową wprowadza się w parametrach systemowych (moduł Płace - Parametry i funkcje specjalne w opcji Parametry systemowe / Edycja), a pracownikowi tylko wskaźniki tych kosztów i obniżki podatku o wartości 1 (parametry pracownika), w danych wejściowych w module Płace.

 

12. Co to znaczy błąd krytyczny w obliczeniach i jak go odczytać?

Błąd krytyczny w komunikacie kończącym obliczenia oznacza, że wynagrodzenie pracownika nie zostało obliczone. Przyczynę błędu można odczytać w module Płace w opcji Obliczenia / Pracowników / Błędy - po naciśnięciu klawisza Enter na pozycji dla danego pracownika. Najczęściej spotykane to:

  • “pracownik nie ma jeszcze danych na ten miesiąc” - oznacza, że nie został zamknięty miesiąc poprzedni względem obliczanego
  • “wsk.kobiety” (niepoprawny kod słowa dla funkcji słownikowej) - oznacza, że nie jest wprowadzona płeć w module Kadry (potrzebna do liczenia składek FP i FGŚP

 

13. Co to znaczy błąd krytyczny w aktualizacji (zamknięciu) miesiąca i jak go odczytać?

Błąd krytyczny w komunikacie kończącym aktualizację świadczy o tym, że nie został zamknięty miesiąc dla któregoś z pracowników. Przyczynę błędu można odczytać w module Płace w opcji Obliczenia / Aktualizacja / Błędy - po naciśnięciu klawisza Enter na pozycji dla danego pracownika. Najczęściej spotykany to “pracownik nie został jeszcze poprawnie obliczony” - należy wtedy ponownie go obliczyć i sprawdzić zgodność danych na wydruku paska.

 

14. Jak obliczyć składki z urlopu wychowawczego?

Po zmianie przepisów od 2012 roku aby obliczyć składki z urlopu wychowawczego należy:

  • wprowadzić wartość parametru systemowego “Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim kwartale”
  • wprowadzić do danych wejściowych pracownika liczbę dni urlopu wychowawczego
  • wyliczyć ręcznie średnie wynagrodzenie pracownika z 12 miesięcy (za rok będzie je obliczał program) i wprowadzić je do składnika płacowego “kw.pd.urwch” (średnia pod.sk.e/r 12mc pod.wychow).

 

15. Jak wydrukować kartę wynagrodzeń pracownika za cały rok?

Aby zmieścić wydruk karty wynagrodzeń lub dowolnego archiwum za 12 miesięcy na formacie A4 należy wydrukować ją na drukarce atramentowej/laserowej ustawionej w programie na porcie Win GDI poziomo (ustawienie w programie DosPrint) oraz przestawić parametr “Czy drukować miesiące archiwum w postaci cyfr?” na “Tak” (Wydruki / Parametry / Płacowe).

 

16. Jak usunąć z systemu pracownika niepotrzebnie wprowadzonego?

Aby usunąć z systemu pracownika niepotrzebnie wprowadzonego należy przestawić mu status na “Zwolniony” oraz ustawić rok daty zwolnienia na wcześniejszy niż bieżący (w karcie stałej). W przypadku komunikatu o niemożności przestawienia ręcznie statusu należy obliczyć pracownika z pustymi danymi wejściowymi, zamknąć mu miesiąc (wykonać aktualizację) i powtórzyć czynności.

 

17. Jakie czynności należy wykonać, aby w module Kadry rozliczać urlop wypoczynkowy?

Aby prowadzić ewidencję urlopu wypoczynkowego należy w danym roku zdefiniować wzorzec kalendarza (Narzędzia / Wzorce kalendarzy) wskazując wcześniej słownik kalendarzowy (może być więcej niż jeden wzorzec, np. dla poszczególnych grup pracowniczych) w opcji Narzędzia / Wskazanie słownika. Jeśli ma być jeden wzorzec dla wszystkich pracowników przy jego definicji, po podaniu nazwy i roku należy wprowadzić “*” i odpowiedzieć “Tak” na pytanie “Czy przypisać wzorzec dla wszystkich?”. Należy również sprawdzić czy jest poprawnie wypełniony parametr “Podpowiedź liczby nominalnych godzin pracy” (Narzędzia / Parametry programu).

 

18. Jakie warunki muszą być spełnione, aby program poprawnie obliczał chorobowe?

Aby program poprawnie obliczał chorobowe należy przede wszystkim wprowadzać co miesiąc liczbę dni roboczych w parametrach systemowych (patrz pkt 9 i 10) oraz liczbę dni przepracowanych “dni przepr” lub liczbę dni roboczych chorobowego “dni rob.ch” w przypadku nieobecności pracownika z powodu choroby (w jego danych wejściowych). Dodatkowo, aby program poprawnie obliczał chorobowe dla pracowników

  • o zmiennym wynagrodzeniu należy ustawić parametr “Czy dopełniać podstawę?” na “Tak” lub “Wg grupy” w opcji Ustalanie / Parametrów
  • na stawce miesięcznej należy ustawić parametr “Czy dopełniać podstawę?” na “Nie” oraz do danych wejściowych wprowadzić parametr pracownika “wsk.ndp.pch” (wskaźnik niedopełniania podstawy chorobowego), który powoduje wyliczanie tej podstawy ze składników nominalnych.

 

19. Jak przeglądać/wydrukować ponownie tabelę podstaw obliczonego przez program Zasiłki chorobowego?

Należy w edycji zasiłków ustawić się na pierwszym obliczonym chorobowym z danego okresu zasiłkowego i nacisnąć klawisz F6.

 

20. Według jakiego kryterium zasiłki są przepisywane do Płac?

Chorobowe (wynagrodzenie za chorobę, zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński) musi być obliczony i przepisze się do Płac według daty wypłaty wprowadzonej w jego edycji (w wyborze miesiąca i roku należy podać ten z daty wypłaty).

 

21. Jak wydrukować kartę zasiłkową?

Wydruk karty zasiłkowej z pełnym nagłówkiem lub bez niego jest możliwy w opcji Wydruki / Drukowanie / Karta zasiłkowa. Aby zmieściły się wszystkie rubryki na kartce A4 należy wydrukować ją poziomo w trybie “condensed” i wielkością czcionki 6 lub 7 (przestawienie możliwe w programie DosPrint jeśli drukarka jest podpięta na port WinGDI).

 

22. Jakie są niezbędne dane do przesłania pracownika na deklaracje rozliczeniowe do programu Płatnik?

Aby pracownik zapisał się do pliku importu do programu Płatnik musi mieć wprowadzony kod tytułu ubezpieczenia w 3 pozycjach (moduł Kadry, zestaw “Dane zgłosz.ZUS um/prac” lub moduł Umowy Zlecenia, zestaw “Dane zgłosz.ZUS um/zlec), wymiar etatu oraz numer PESEL.

 

23. Jakie są niezbędne dane przedsiębiorstwa do przesyłania do programu Płatnik?

W celu przesłania danych płatnika musi być wypełniona nazwa skrócona “Nazwa skr.”(nie mylić ze skrótem) - moduł Pomost opcja Ewidencja / Płatników / Przedsiębiorstwo, F4 - edycja, REGON i NIP w przypadku osoby prawnej, PESEL i nazwisko oraz imię w przypadkuosoby fizycznej. Należy również ustawić termin przesyłania deklaracji ZUS w danych dodatkowych przedsiębiorstwa (Ewidencja / Płatników / Przedsiębiorstwo, F4 - edycja, F4, Ctrl-W)

 

24. Jak przesłać na deklarację DRA podstawy składek właściciela?

Należy ustawić parametr “Jednoosobowa działalność gospodarcza” na pozycję “Bez pracowników” (moduł Pomost opcja Ewidencja / Płatników / Osoba fizyczna, F4 - edycja, F3), obliczyć właściciela w module Płace oraz w zakresie pracowników przy tworzeniu pliku kedu wybrać “Jeden pracownik” i jego nazwisko.

 

25. Jak przesłać na deklarację DRA dane o składkach na FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych)?

Pierwszym krokiem jest obliczenie tej składki w module Płace (należy wprowadzić pracownikom w danych wejściowych wskaźnik “wsk.skł.FEP”=1 i parametr systemowy “Procent składki FEP”), a następnie należy uzupełnić w module Pomost parametr “Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub charakterze” (Narzędzia / Parametry programu).

 

26. Gdzie należy wprowadzić urlop wychowawczy, aby przesłał się na deklarację RSA?

Urlop wychowawczy należy wprowadzić w module Kadry w opcji Czas pracy / Edycja czasu pracy (można od razu za cały okres urlopu).

 

27. Jak sprawdzić czy wszyscy pracownicy mają wprowadzony urząd skarbowy?

Można w module Kadry wykonać wydruk przez generator wydruków ustawiając jako kolumny nazwisko i imię oraz urząd skarbowy (Wydruki / Zestawienia).

 

28. Co to jest archiwum plików w module Deklaracje?

W plikach widocznych w archiwum plików zapisane są dane płacowe, które będą pobierane z archiwum pracowników do wydruku deklaracji podatkowych oraz za jaki okres (np. rok bieżący), dlatego bardzo ważny jest wybór danego pliku przed wydrukiem.

 

29. Jak wydrukować numer NIP zamiast numeru PESEL pracownika na deklaracjach podatkowych?

Należy w edycji danych podatnika (moduł Deklaracje opcja Ewidencja / Podatników) nacisnąć klawisz F3 i ustawić parametr “Czy na deklaracjach PIT-11, 40, 12 i 2 drukować NIP? na “Tak”.

 

30. Jak przenieść do wypłaty marcowej/kwietniowej różnicę podatku wynikającą z deklaracji PIT-40?

Należy sprawdzić, czy jest podłączona różnica podatku (moduł Deklaracje opcja Parametry / Różnica pdt z PIT-40) - jeśli nie, to podłączyć potrącenie “rozlicz.pod”, a następnie wykonać wydruk komputerowy deklaracji PIT-40 na monitor.

 

31. Jakie warunki trzeba spełnić, aby wysłać deklaracje podatkowe przez internet?

Aby móc wysyłać deklaracje podatkowe przez internet należy:

  • zakupić w naszej firmie program bcEdek
  • wprowadzić kody urzędów skarbowych (moduł Deklaracje opcja Ewidencja / Urzędów Skarbowych)
  • wprowadzić kod kraju dla przedsiębiorstwa (płatnika) - np.PL
  • ustawić parametr “Tworzenie e-deklaracji” na “Po zapytaniu” lub “Zawsze” oraz podać katalog, w którym zapisywane będą pliki do przesyłu (Wydruki / Parametry wydruku / Specjalne deklaracji).

 

32. Jak wydrukować wykaz rozliczeń dla danej firmy za wybrany okres w module Umowy Zlecenia?

Należy najpierw wykonać selekcję rozliczeń do wydruku przy pomocy klawiszy Ctrl+F3 podając płatnika, a potem zawęzić ją do okresu podając zakres od-do daty wypłaty po ponownym naciśnięciu kombinacji Ctrl+F3. Wydruk wykazu wywołujemy klawiszem F6.

 

33. Jakie są czynności niezbędne do zamknięcia roku i otwarcia następnego?

W module obliczeń wynagrodzeń - Płace nie ma osobnego zamknięcia roku, ale w innych modułach należy go wykonać:

  • w module Zasiłki - Narzędzia / Nowy Rok (ustawia się pracownikom nowa data do zliczania limitu dni wynagrodzenia za chorobę oraz zerują dni opieki za poprzedni rok)
  • w module Kadry - Narzędzia / Zakończenie roku (przepisują się godziny urlopu wypoczynkowego z pozycji “do pobrania” na “zaległe do pobrania” i ustawia nominał tych godzin oraz “do pbrania” na kolejny rok (na podstawie ubiegłego).
Technika Gliwice